O início de 2023 traz novas obrigatoriedades em termos de faturação.
A data que obriga os fornecedores da Administração Pública a emitir documentos de faturação eletrónica, no âmbito dos contratos públicos, tem vindo a ser alargada, no âmbito das medidas aprovadas no contexto da pandemia Covid-19.
De acordo com o Decreto-Lei nº 42/2022, de 30 de Junho, os novos prazos para os fornecedores das Administração Pública emitirem faturação eletrónica são:
– 01 de Janeiro de 2021, para as grandes empresas;
– 01 de Janeiro de 2023, para as micro, pequenas e médias empresas, e para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.
Os fornecedores que ainda não aderiram podem dar início ao projeto de implementação, de forma a atempadamente conseguir cumprir a nova exigência, em vigor a partir de 01 de Janeiro de 2023.
Faturas enviadas PDF
O Decreto-Lei nº 28/2019 de 15 de Fevereiro, define condições para a emissão de faturação e outros documentos fiscalmente relevantes, por via eletrónica, focando-se essencialmente na desmaterialização dos documentos “Fatura sem Papel”.
No entanto, estas alterações implicam a necessidade de garantir a autenticidade da origem e a integridade dos documentos.
Essa garantia é possível através de um dos três procedimentos seguintes:
– Aposição de uma assinatura digital qualificada;
Consiste numa assinatura digital qualificada ou assinatura eletrónica qualificada que apenas pode ser emitida por uma entidade devidamente credenciada para esse efeito. Essa assinatura digital identifica a empresa que emite o documento e garante em simultâneo a integridade dos dados.
– Aposição de um selo eletrónico qualificado;
O selo eletrónico qualificado é outro dos procedimentos possíveis. O selo identifica a entidade responsável pelo documento, cumprindo assim o objetivo de autenticação.
– Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI).
Corresponde a uma tecnologia de transmissão de dados que permite transferir e importar de forma digital, entre entidades, dados de documentos. Com esta tecnologia os dados são produzidos segundo um formato estruturado, que irá permitir que os documentos gerados, sejam recebidos e importados automaticamente noutro dispositivo.
A 1 de Janeiro de 2023, passa a ser obrigatório as faturas em PDF adotarem um dos procedimentos mencionados para fazer cumprir o disposto na legislação.
Estes novos procedimentos surgem devido à necessidade de reforço da segurança dos documentos digitais, com o objetivo de evitar possíveis fraudes e falsificações.