A automatização de processos deixou de ser exclusiva das grandes Organizações. Com o avanço da Tecnologia e o acesso generalizado a soluções mais acessíveis, também as pequenas empresas passaram a beneficiar da Automatização de Processos, para aumentar a produtividade, reduzir erros de execução e melhorar a eficiência operacional.
Mas por onde começar? Neste artigo, exploramos três etapas fundamentais para iniciar este Caminho de forma estruturada e eficaz:
1. Identificar de Processos que podem ser automatizados
O primeiro passo é mapear os processos internos da empresa, identificando tarefas repetitivas, manuais ou suscetíveis a erros. Faturação, gestão de stocks, processamento de encomendas, comunicação com Clientes ou tarefas administrativas simples são bons pontos de partida. A automatização de processos deve sempre focar-se nas rotinas que consomem tempo e recursos, sem acrescentar valor direto. Esta primeira etapa permitirá priorizar intervenções com impacto visível e mensurável.
2. Selecionar soluções tecnológicas acessíveis e alinhadas com os Processos que se pretende automatizar
Hoje existem diversas ferramentas de automatização adaptadas à realidade das PME’s. Soluções tecnológicas que asseguram total ou parcialmente os Processos que se pretendem automatizar, estão atualmente disponíveis a preços acessíveis, muitas vezes com versões gratuitas ou escaláveis. A escolha da tecnologia deve ter sempre em conta a integração com o Sistema de Informação da empresa, bem como o nível de suporte ao Cliente, usabilidade… A decisão passará sempre por soluções que melhorem a produtividade e o nível de eficiência dos seus Processos internos.
3. Implementar de forma gradual as soluções tecnológicas selecionadas
A automatização deve ser encarada como um processo progressivo. Automatizar progressivamente as tarefas repetitivas, com objetivos claros e resultados monitorizáveis, ajuda a construir confiança e a expandir a Automatização de forma sustentada. Começar sempre por uma ou duas áreas-chave da empresa, permite testar a solução escolhida, ajustar procedimentos e preparar a Equipa para a mudança. A formação dos Colaboradores e um acompanhamento muito próximo, são essenciais para garantir o sucesso do processo de implementação das novas ferramentas.
A Automatização de Processos será seguramente uma alavanca muito forte para a competitividade das pequenas empresas. Identificar os Processos certos, escolher as ferramentas adequadas e implementar gradualmente são princípios práticos e realistas para integrar cada vez mais a Tecnologia na gestão do dia a dia da sua empresa. Com uma abordagem bem planeada, é possível aumentar a eficiência, reduzir custos e preparar a empresa para o futuro.
Se necessita de mais informação sobre este tema ou precisa de apoio na Automatização dos Processos da sua empresa, contacte-nos através de ewp@ewp-portugal.com
