São muitas as empresas portuguesas onde a prática do teletrabalho já não é novidade. No entanto, para outras, esta é claramente uma grande mudança, que poderá estar a causar ansiedade e receio quer aos gestores, quer aos colaboradores. Mas calma, tudo é possível, basta organização.
Recomendações para os Colaboradores
- Defina o seu espaço de trabalho
Crie um espaço de trabalho, onde possa minimizar distrações ou interrupções. Tente recriar um pouco do seu espaço de trabalho no escritório, mantendo ao pé de si todos os instrumentos de trabalho que necessita, sem esquecer a garrafa de água. Se conseguir um espaço com iluminação natural, melhor.
- Crie uma rotina
Este aspeto é essencial para criar alguma ordem no seu dia-a-dia. Deverá definir os seus próprios prazos e cumpri-los. No entanto, tal como no escritório, há coisas que podem não correr como planeado e que necessitam de ajustes. Não desespere. Recomece e mantenha a calma.
- Faça pausas
Não se esqueça que por estes dias a sua movimentação diária será muito mais reduzida. Por isso, crie momentos de pausa para aliviar o stress. Vá à janela e respire ar fresco por um minuto. É importante que defina horários de trabalho e que os respeite.
Recomendações para Gestores
A forma como, a partir de agora, irá gerir a sua equipa poderá ser aquilo que mais receio lhe está a causar, uma vez que a grande dor de cabeça poderá ser dar resposta a todas as solicitações que chegam por email, telefone, ou até através de outros instrumentos de trabalho. O primeiro passo é munir-se de boas ferramentas e manter a utilização da sua agenda. Um ponto positivo das reuniões feitas à distância é que obrigam a uma maior concentração e, por isso, são mais rentáveis e demoram menos tempo.
Se é aquele gestor que está habituado a ter as pessoas mesmo ao seu lado e à distância de um olhar para solicitar algo, terá de definir e organizar métodos de trabalho com a sua equipa. Não se esqueça, tudo é possível.
Perante o cenário da pandemia de Covid-19 e a declaração de Estado de Emergência, é melhor estar ciente de que se as funções forem compatíveis, tanto o empregador como o trabalhador podem optar pelo teletrabalho, sem que seja necessário haver acordo.
Ferramentas Úteis à Gestão de Equipas
Implementar um sistema de teletrabalho de um dia para o outro pode causar alguma confusão aos gestores de uma empresa. A pensar nestas situações, reunimos algumas ferramentas que poderão ser extremamente úteis:
Fazer Videoconferências/ Manter o Contacto entre Equipas
- Cisco – a licença gratuita inclui a sua utilização, sem restrições, para reuniões com até 100 participantes.
- Slack – plataforma de mensagens instantâneas em que uma empresa cria um local de trabalho, que pode reunir diversas equipas a falarem entre si e a partilharem documentos. Permite a troca de mensagens diretas entre utilizadores.
- Teams – permite que diferentes equipas comuniquem através de mensagens instantâneas e videochamadas. É possível que os utilizadores colaborem na edição de ficheiros Office (Word, PowerPoint ou Excel).
- SKYPE – permite reunir diversas pessoas através da criação de “grupos”, sob forma de videochamada ou mensagem instantânea. Utilização muito intuitiva.
Gerir Notificações
- Mindmeister – possibilita que vários utilizadores partilhem sugestões sobre um tema através de mensagens em formato de balões. O objetivo é visualizar as ideias de diferentes membros da equipa e perceber como se podem interligar.
Comunicar
- GSuite – as ferramentas de comunicação da Google poderão ser muito úteis nos próximos tempos, uma vez que permite entrar em contacto entre equipas, criar projetos, armazenar ficheiros e encontrá-los instantaneamente e ainda efetuar a gestão de utilizadores, dispositivos e dados de forma segura.
No site EstamosOn, o Governo disponibiliza uma área dedicada ao teletrabalho onde poderá encontrar estas e outras ferramentas – https://covid19estamoson.gov.pt/teletrabalho/
