Orçamento Anual | Racional de Elaboração
O orçamento anual é considerado pelas empresas uma ferramenta essencial na tomada de decisões, possibilitando o estabelecimento de metas e responsabilidades a cumprir.
Orçamento é um documento que contém informações sobre todas as despesas e receitas da empresa num determinado período, geralmente um ano, tendo como objetivo servir de suporte na análise e tomada de decisões sobre o comportamento económico e financeiro da atividade da empresa.
O processo orçamental deve servir como uma ferramenta de gestão e não apenas um documento preenchido para satisfazer uma formalidade burocrática, ou seja, os orçamentos traduzem os compromissos por parte dos responsáveis operacionais em atingir os seus objetivos, os quais deverão estar claramente expressos nos respetivos planos de ação.
Nas empresas não existe apenas um orçamento, mas sim um conjunto de orçamentos, um por cada centro de responsabilidade, que são consolidados por natureza num documento final.
O orçamento funciona como um instrumento de avaliação, é a base em relação á qual se vão avaliar os resultados reais. Geralmente esta avaliação é mensal, o que permite aos gestores seguirem os seus planos de ação com frequência e desenvolverem ações corretivas caso necessário.
Conduzir uma empresa sem conhecer seus gastos com investimentos, estimativa de vendas, sazonalidade dos produtos e o nível de endividamento, etc., é algo que compromete seu desenvolvimento e pode até levar à falência.
O orçamento suporta e prepara a empresa para os desafios e oportunidades do futuro, ajuda a corrigir erros de alocação de recursos e contribui para que a Gestão consiga cortar gastos de maneira estratégica.
Bases do Orçamento Anual
Em primeiro lugar convém ter presente a ideia de que a elaboração de um orçamento tem de estar alinhada com o plano de negócios da empresa, caso contrário, corremos o risco de surgirem sucessivas alterações na atividade operacional e nos investimentos a realizar na empresa, os quais vão repercutir-se nos custos e proveitos reais, originando desvios permanentes face aos valores previstos no plano.
Se não houver este alinhamento prévio entre o plano de negócios e o orçamento o processo de controlo orçamental fica prejudicado visto que, o processo de obtenção de informação de gestão deixa de ser uniforme e coerente, impossibilitando a tomada de decisões de gestão ajustadas no tempo.
Por este motivo, é essencial antes de elaborar o orçamento realizar um diagnóstico geral da empresa, de forma a suportar, de forma analítica e objetiva, a projeção dos dados futuros com base no conhecimento exaustivo da realidade atual, suas limitações, problemas e, claro, as oportunidades.
É importante na fase de arranque reunir o máximo de dados e informações relevantes sobre a empresa e fazer uma avaliação da evolução, para se perceber as tendências e comportamentos das variáveis críticas.
Convém perceber que os orçamentos são mais do que previsões, são documentos financeiros que traduzem os planos de ação da empresa.
De facto, o orçamento detalha todas as despesas e receitas da empresa num determinado período, mas não se baseia apenas em dados passados, é feita uma análise crítica da situação da empresa, das perspetivas de mercado e dos objetivos do negócio.
A definição destes objetivos e metas são um fator preponderante para o sucesso de um negócio, mas precisam estar alinhados com a estrutura de produção, processos, tecnologias, know-how e recursos humanos disponíveis.
Seja qual for a dimensão da empresa ou o estágio de desenvolvimento em que ela se encontra o orçamento é uma ferramenta fundamental a ter em conta na Gestão operacional e financeira, ou seja, não podemos operar sem um orçamento pois controlar os gastos e otimizar recursos é um objetivo comum a qualquer negócio.
Trabalho de Orçamentação e Controlo
Convém ter alguma experiência na preparação, recolha, tratamento e análise dos dados que vão suportar o orçamento, visto que, quanto mais detalhado e completo for a base de trabalho, maiores serão as hipóteses de o controlo permitir melhores resultados no período.
As variáveis essenciais a ter em conta incluem entre outras, a análise de despesas, receitas, investimentos, empréstimos, ativos fixos, custos da produção, identificação e agregação dos custos fixos e variáveis, etc.
A fase seguinte consiste na elaboração de uma projeção de valores para o período, com base em todos os pressupostos, dados e informações reais recolhidos perviamente.
O objetivo final é acompanhar o cumprimento do orçamento ao longo do ano, sendo que o monitoramento dos dados é imprescindível para o sucesso do negócio, pois ajuda a identificar falhas, favorece a competitividade e evita problemas à posteriori que podem levar em última análise à falência.
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