Muito do sucesso ou insucesso pessoal passa por uma correta gestão de um dos recursos mais limitados e mais críticos de que dispomos nas nossas vidas: o tempo. Tomar decisões sobre o que fazer, quando fazer, como organizar o trabalho, quando trabalhar e quando descansar, como identificar, delegar e gerir tarefas, ou como interagir com outros, é determinante para atingir bons resultados, para a realização pessoal, para o bem-estar e, em última análise, para a felicidade.
Pode dizer-se que a necessidade da gestão de tempo se fez sentir assim que as pessoas se aperceberam de que o tempo é um bem limitado e que, através da utilização dele, se poderiam produzir bens ou serviços com um determinado valor.
A necessidade de se fazer uma boa gestão do tempo fez surgir diversas estratégias nas últimas décadas– como, por exemplo, estratégias assentes na maximização da eficiência e na priorização de tarefas – cada vez mais sofisticadas, cujo objetivo foi e é o de permitir a realização de mais e melhor trabalho em espaços de tempo cada vez menores.
No entanto, apesar de, intrinsecamente, essas estratégias terem por objetivo a otimização da utilização do tempo, o erro consiste na forma como elas são utilizadas. Com efeito, todas essas estratégias têm como objetivo único e exclusivo a máxima rentabilização do tempo. Ora, se isso é algo que é importante e desejável no caso de trabalho realizado por máquinas, a verdade é que nós não somos máquinas e, portanto, o nosso desempenho é afetado por outros fatores que é necessário ter em conta.
Uma boa estratégia de gestão de tempo conduz a uma boa agenda e, por sua vez, uma boa agenda possibilita a implementação de uma estratégia de gestão de tempo adequada.
A questão-chave no curto, médio e longo prazos é sempre: o que queremos atingir?
Porque necessitamos de ter algum controlo sobre o que fazemos e o que queremos atingir – devemos adotar algumas práticas que aumentem a probabilidade de alcançarmos os objetivos. Ao estabelecermos a duração e data de arranque de tarefas, queremos ter uma margem para lidar com imprevistos, com riscos e com fatores emocionais. Queremos, também, minimizar perturbações no nosso trabalho – tal como interrupções e urgências – para conseguirmos um maior controlo sobre os resultados.
Temos, ainda, que aprender a lidar com a execução de várias tarefas em “simultâneo”. Trata-se de algo que é inevitável e fundamental nos dias de hoje e que, se for bem pensado e planificado, pode, até, levar a ganhos de produtividade. Em qualquer caso, é um aspeto crítico, que exige extremo cuidado. Muito do nosso sucesso ou insucesso pode passar pela forma como lidamos com a simultaneidade de tarefas, quer quando trabalhamos isoladamente, quer quando trabalhamos em equipa.
A estratégia de organização da agenda é, também, fundamental para o sucesso. Sem uma agenda controlada não é possível ter bons resultados, e não é possível pôr em prática qualquer abordagem eficaz para a gestão de tempo. Trata-se, de facto, de um ciclo: uma boa estratégia de gestão de tempo conduz a uma boa agenda e, por sua vez, uma boa agenda possibilita a implementação de uma estratégia de gestão de tempo adequada aos fins em vista. Associada a qualquer agenda deve existir, complementarmente, uma lista de tarefas. A combinação dos dois mecanismos – agenda e lista de tarefas – flexibiliza a gestão de tempo e otimiza os resultados.
Dois aspetos de extrema importância, pelo impacto que têm na nossa organização do trabalho e na implementação de qualquer estratégia de gestão de tempo, são a participação em reuniões e a gestão de equipas e projetos. O fator que estes dois aspetos têm em comum é o de envolverem várias pessoas em simultâneo. A gestão do tempo de múltiplas pessoas tem um elevado potencial para ineficiências que, frequentemente, se propagam à totalidade dos envolvidos, dada a sua interdependência. É nestas situações que a organização do trabalho assume um caráter mais crítico.
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